Objetivo do Manual
Definir as melhores práticas para a utilização do e-mail institucional, garantindo a segurança da informação, o cumprimento das políticas da empresa e a eficiência na comunicação.
1. Políticas Gerais
- Acesso Exclusivo:
O e-mail institucional deve ser utilizado exclusivamente para fins profissionais relacionados com a MyCredit. - Segurança das Credenciais:
Não partilhe o seu utilizador e palavra-passe com terceiros. Caso suspeite de acessos indevidos, altere a palavra-passe de imediato.
2. Acesso e Configuração
- Acesso ao Webmail: Para aceder ao seu e-mail você pode utilizar o endereço oficial www.my-credit.pt/webmail ou clientes de e-mail como Outlook, Correio e outros.
- Configurações em Clientes de E-mail: Configure sempre o e-mail como IMAP, para garantir que as informações permaneçam no servidor, permitindo o acesso remoto a partir de vários dispositivos, incluindo telemóveis.
Para instruções detalhadas sobre a configuração, consulte o Manual de Configuração de E-mails no final deste documento.
3. Regras de Utilização
- Conteúdo:
Utilize uma linguagem clara, objetiva e profissional em todas as mensagens.
Inclua a assinatura de e-mail padrão aprovada pela empresa. - Anexos e Links:
Anexos: Não abra anexos de remetentes desconhecidos ou inesperados. Confirme sempre a origem antes de os abrir.
Links: Não clique em links de remetentes desconhecidos ou suspeitos.
Exemplos:
- Endereços com erros ortográficos, como contato@my-creddit.pt ou seguranca@mycr3dit.com.
- Links abreviados, como bit.ly/senha123.
- Mensagens com tom de urgência excessiva, como “Atualize a sua conta agora!” ou “Clique para evitar o bloqueio do e-mail”.
4. Envio de E-mails
- Envio em Massa:
– É proibido enviar e-mails em massa para mais de 30 destinatários numa única mensagem sem autorização prévia do departamento de marketing.
– Utilize ferramentas profissionais de e-mail marketing para comunicações dirigidas a grandes listas de contactos (Brevo, MailChimp etc).
– Utilize sempre o campo CC (em cópia) e BCC (cópia oculta) ao enviar mensagens para vários destinatários, para evitar a exposição dos endereços de e-mail. - Práticas Anti-abuso:
– Não envie spam ou mensagens promocionais não solicitadas.
– Certifique-se de que os destinatários consentiram em receber comunicações.
– Utilize apenas listas de contactos actualizadas. - Evitar Blacklists:
– A utilização indevida do e-mail pode levar ao domínio @my-credit.pt ser incluído em listas negras (blacklists), comprometendo toda a comunicação da empresa.
5. Gestão de E-mails
- Armazenamento e Eliminação:
- Elimine e-mails antigos que contenham documentos ou informações de clientes após a conclusão do processo ou, em casos gerais, com mais de 90 dias.
- A eliminação de e-mails deve ser feita diretamente no endereço raiz do e-mail, acessível via www.my-credit.pt/webmail.
- Não elimine mensagens através de clientes como o Outlook ou similares, para garantir que os dados sejam removidos do servidor corretamente.
- Toda a documentação relevante deve ser armazenada no CRM da empresa.
Descubra a seguir como excluir os seus e-mails com segurança do servidor:
Passo a Passo para Exclusão de E-mails no endereço raiz:
- Acesse o Webmail em : www.my-credit.pt/webmail e insira suas credenciais de acesso.
- Caso não apareça sua caixa de entrada, clique em Open/Abrir na interface do Webmail.
- Navegue até a pasta onde os e-mails a serem excluídos estão armazenados (ex.: Caixa de Entrada, Enviados).
- Selecione os e-mails que deseja excluir:
- Para excluir um único e-mail, clique na mensagem e depois no ícone de Lixeira. Para excluir múltiplos e-mails, mantenha pressionada a tecla Ctrl (Windows) ou Command (Mac) enquanto clica nos e-mails desejados e depois no ícone de Lixeira.
- Para excluir permanentemente:
– Navegue até a pasta Lixeira/Trash.
– Clique no botão Esvaziar Lixeira ou selecione as mensagens e clique novamente no ícone de exclusão.
6. Conformidade Legal
- Política de Privacidade: Certifique-se de que todas as práticas estão em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
- Proibição de Transações: Não utilize o e-mail para negociar ou realizar transações financeiras.
7. Monitorização e Penalizações
- Auditorias: Os e-mails institucionais estão sujeitos a auditorias periódicas para assegurar conformidade.
- Sanções: Violações às políticas podem levar ao bloqueio da conta e a medidas disciplinares.
8. Suporte
Para suporte técnico ou esclarecimentos, contacte o departamento de TI através do e-mail: geral@my-credit.pt.
Manual de Configuração de E-mails em Clientes de E-mail
- Protocolo Recomendado:
Configure sempre o e-mail utilizando o protocolo IMAP, para manter as mensagens no servidor e permitir acesso remoto em múltiplos dispositivos.
Configuração IMAP para Outlook e Outros Clientes de E-mail:
- Servidor de Entrada (IMAP):
- Endereço: mail.my-credit.pt
- Porta: 993
- SSL: Ativado
- Servidor de Saída (SMTP):
- Endereço: mail.my-credit.pt
- Porta: 587
- SSL/TLS: Ativado
Autenticação: Certifique-se de que o nome de utilizador e a palavra-passe são fornecidos tanto para o servidor de entrada como para o de saída.
Acesso através do Telemóvel:
Siga as mesmas configurações de IMAP e SMTP mencionadas acima no aplicativo de e-mail do seu telemóvel.
Para suporte adicional na configuração, contacte o departamento de TI.